Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)

СДОУ — это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

В практике управления действуют службы ДОУ.

  1. Управление делами (министерства, ведомости России). Состав включает: канцелярия инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив.
  2. Общий отдел — в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. Состав: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба, архив.
  3. Канцелярия — министерства и ведомствах автоном. Респ-их;

Промышленные объединения, научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах.

В учреждениях не имеющих службы ДОУ, её функцию выполняет секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо.

Три категории работников СДОУ.

    1. Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.
    2. Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь — министра.
    3. Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь — машинистка, секретарь — стенографистка.

Функции структурных частей СДОУ.

    1. Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.
    2. Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.
    3. Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.
    4. Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.
    5. Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.
    6. Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства.

Операции СДОУ.

    1. Контроль за соблюдением стандартов на документы.
    2. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.
    3. Регистрация документов и учётно справочная работа.
    4. Контроль за исполнением документов.
    5. Формирование, оформления, хранения и использования дел.
    6. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
    7. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

СГСДОУ — это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив.

Организация труда работников СДОУ.

1. Общие требования к организации труда работников СДОУ. Организация труда включает в себя решение следующих вопросов:

Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами — все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории — секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.

Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты.

Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

Нормированием труда призвало обеспечить нормальную загрузку работников в течении дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ расчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.

При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.

Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда.

Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.

От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.

2. Формы организации работы с документами.

Категории учреждения по объёму документооборота.

Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям.

3 формы организации работы с документами.

1. Централизованная

2. Децентрализованная

3. Смешанная

  1. Централизованная форма: применяется в учреждениях с большимдокументооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).
  2. Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило разобщённых территориально.
  3. Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.
  4. При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:

    а) объём документооборота.

    б) характер работы учреждения, его территориального размещения.

    в) структура учреждения и его подразделения.

    г) в технич. оснащённость.

    д) квалификационных руководителей, специалистов и технических исполнителей.

    Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота.

    Для определения учреждения по документообороту используют категорийность предложенную СГСДО.

    1 категория: учреждения с объёмом докуиментооборота свыше 100 тысяч документов в год.

    2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.

    3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.

    4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.

    Нормирование документационных работ.

    Последовательность работ с шифром, представляет собой определённую последовательность элементов труда проц. по работе с документами. Это такие операции как: приём корреспонденции, вскрытие конвертов определения ценности вложения, сортировка по направлениям использования документов, регистрируемых исполнение по существу вопроса, подшивка в дела, оформление документов на пишущей машинке, поиск документов, внесение на документ служ. отметок, перевод на машиноносителе.

    При нормирование документационных операций исользуется нормотивы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности.

    Нормирование времени — это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ при определённых организациях технических и санитарно гигиенических условиях труда.

    Измерение и нормирование трудовых затрат служат для:

    1. Определения расходов на работу всего учреждения.
    2. Совершенствование методов труда.
    3. Поощрения служащих к труду.
    4. Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени.
    5. Улучшения планирования работы учреждения.
    6. Обеспечения рационального использования технических средств.

Расчёт нормы времени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по формуле: Норма вр. = Мon (1+К/100)

Мon-оптимальное время.

К-сумма времени на подготовительно заключительную работу, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени (8%).

Mon=59,6 мин. К=8%.

Н.вр.=59,6(1+8%/100)=59,6*1,08=64,4 минут на подшивку документов.

Норматив численности — определяет количество сотрудников требующихся для выполнения качеств закрепляется за данным подразделением при существующих организационно технических условий.

Ч=Нвр.*О*К/М-(М*А)

Ч-норматив численности (необходимое количество сотрудников)

Нвр.-средняя норма времени на обработку 1 документа 0,64 часа.

О-количество документооборота (корреспонденция 1 год).

К-коэфициент измерения трудоёмкости раб.

М-годовой наминальный фонд рабочего времени.

А-коэфициент неявок на работу=0,3.

Должностные инструкции

Рациональное разделение труда работников служб документации на предприятиях, в организациях и учреждениях определяется должностными инструкциями.